Caratteristiche

eDox è un’applicazione web che permette di archiviare e gestire il ciclo di vita di qualsiasi tipologia di archivio, sia esso digitale che cartaceo. Tutti i documenti di un Ente, di un’Azienda e di Professionisti (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video, etc) vengono gestiti all’interno di un unico contenitore, interoperabile con altri applicativi in uso, che consente l’accesso ad ogni attività, garantendo riservatezza e funzionalità specifiche per ogni singola tipologia di archivio, ufficio e/o utente. Il software consente la gestione dell’ordinamento e il censimento di qualsiasi archivio nel rispetto della normativa vigente. eDox centralizza e organizza i flussi digitali e i documenti fisici.

E' utilizzabile tramite un comune browser web (PC, Smartphone o tablet) per:

consultare i documenti o richiederne il diritto di accesso;
modificare e/o integrare i documenti;
la condivisione e la gestione di istanze;
l’integrazione e/o il collegamento con altre applicazioni o database;
l’analisi e l’estrazione dei dati.

Gli amministratori possono gestire i diritti di accesso dei collaboratori e utenti all’utilizzo delle diverse funzionalità: lettura, modifica, condivisione e accesso a determinati moduli applicativi. Il servizio include uno spazio di archiviazione e un server cloud con specifiche che vengono definite in base alle proprie esigenze o tramite sistemi di bilanciamento del carico automatici, che garantiscono il constante adeguamento dell’infrastruttura hardware/software alle esigenze del momento. Tutti i processi per la corretta gestione degli archivi sono strutturati secondo una concatenazione logica. Allo stesso modo, si possono effettuare ricerche semplici e complesse inserendo le parole chiave nel motore di ricerca.

Cosa può fare?

eDox è una soluzione poliedrica in grado di supportare una molteplicità di servizi verso una vasta gamma di clienti:

Gestisce in formato digitale i documenti cartacei storici e correnti, in qualsiasi formato.
Gestisce i prodotti multimediali come filmati, produzioni audio-video e musicali, dopo la loro conversione (digitalizzazione multimediale).
Consente con la massima efficienza e in modo semplice e intuitivo la ricerca e consultazione del materiale digitalizzato, classificato e indicizzato.
Mette a disposizione modalità̀ di ricerca “semplice” e “complessa”.
Consente la ricerca di un singolo documento su un intero archivio o su una specifica sezione, tipologia o settore.
Consente di memorizzare in cartelle personali i risultati delle ricerche effettuate, in vista di successivi approfondimenti.
Fornisce report e statistiche relative ai dati archiviati.
Garantisce elevati standard di sicurezza e fornisce una molteplicità̀ di opzioni relative alle abilitazioni all’accesso.
Integra le tecnologie di auto-riconoscimento testuale - OCR - e vocale - VR.
Gestisce l’integrazione della base dati con i nuovi documenti digitalizzati e indicizzati on demand.
Si interfaccia con eventuali basi dati esistenti (Consultazione documentale).

SICUREZZA, CONSERVAZIONE, REPERIBILITÀ
Con eDox risolviamo, in assoluta sicurezza, le problematiche connesse alla conservazione e reperibilità dei dati delle Aziende e delle Amministrazioni:

l’insufficienza di spazi destinabili alla conservazione degli archivi cartacei;
l’organizzazione dei vostri documenti secondo criteri archivistici efficienti;
possibilità di esternalizzare i vostri archivi cartacei, mantenendo però una relazione strettissima con i vostri documenti, più efficiente che se li aveste presso di voi e con costi di gran lunga minori.

eDox ha superato il vaglio dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale (ACN) ed è stato pubblicato nel Marketplace delle soluzioni SaaS nel quale le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad acquistare