Che siate un'Impresa o una Pubblica Amministrazione cambia poco. Affidare all'esterno una parte dei propri archivi, facendoli gestire da professionisti del settore come Noi, vi permetterà di risparmiare tempo e di abbassare i costi di gestione, migliorando nel contempo la Vostra produttività e l'efficienza delle Vostre prestazioni. 

Il passaggio dalla tradizionale gestione cartacea dei documenti in un'azienda o in un ente pubblico a una loro gestione digitale non rappresenta solo una rivoluzione riguardo la rapidità, la semplicità e l'efficienza di un'organizzazione. 

Un punto cruciale che si tende  a dimenticare è quello del RISPARMIO economico ingente quando si abbandona la carta per il digitale. A fronte di spese contenute per la trasformazione della documentazione che si possiede già in formato cartaceo, si generano dei risparmi di dimensioni rilevanti.

Sia gli archivi di deposito che quelli storici necessitano spesso di un'adeguata opera di valutazione della consistenza e di una conseguente opera di censimento e riordino. La nostra attività è mirata a garantire la pulizia, la protezione e la valorizzazione degli archivi che sono spesso mantenuti in locali non idonei e in uno stato di disordine assoluto. 

Gli obblighi verso i soggetti pubblici e privati che detengono archivi storici sono stabiliti dal Codice dei beni culturali e del paesaggio, conosciuto anche come codice Urbani. Emanato con il decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, reca le disposizioni, in materia di beni culturali e del paesaggio.

La vigilanza sugli archivi è esercitata dalle Soprintendenze Archivistiche Regionali. Gli archivi storici debbono essere inventariati, ordinati e conservati in ambienti idonei a salvaguardarne l’integrità. I detentori devono assicurare un servizio di consultazione verso chi vi abbia interesse.

Un archivio diventa storico dopo quarant'anni dalla nascita dei documenti che lo compongono, durante i quali sovente hanno progressivamente perso efficacia di carattere amministrativo e giuridico. Peraltro, trascorsi quarant'anni, si considera che abbiano acquisito un valore culturale e storico che li rende di interesse per gli studiosi e per il pubblico in genere.

A parità di formato si ha un leggero incremento dei costi dovuti ai maggiori tempi di scansione e al crescente impiego di memoria. Il maggior costo è giustificato dall'utilizzo di apparecchiature all'avanguardia e di elevata complessità, dalla produzione di immagini ad altissima definizione (fino a 1200 DPI) che assicurano una leggibilità ed una bellezza delle immagini capaci di rendere merito agli originali. 

L'aspetto del contenuto dei documenti è ovviamente primario ma non deve essere perso di vista anche l'aspetto estetico che affascina il pubblico e rende più piacevole la fruizione di un archivio storico.

Col crescere della dimensione dei formati e del numero degli indici necessari crescono in proporzione i costi; come è evidente, la digitalizzazione di una planimetria o di una mappa, o anche di un volume rilegato, richiedono l’impiego di scanner più performanti e complessi rispetto a un usuale scanner rotativo e lo stesso vale per il numero e la complessità degli indici da inserire nella base dati per la successiva ed intuitiva ricerca di qualsiasi documento nel Sistema di Gestione Documentale. 

Il costo dipende da diversi fattori. I due più importanti sono il formato dei documenti e il numero e le caratteristiche degli indici o chiavi di ricerca.
La digitalizzazione di una pagina formato A4 (un normale foglio stampato), in bianco e nero costa circa come una fotocopia e un indice di ricerca costa qualche centesimo. Formati più grandi richiedono una lavorazione più complessa e tempi più lunghi. 

• Quando si deve operare su documenti cartacei di frequente consultazione, indispensabili nel processo lavorativo.
• Quando si vuole mettere in sicurezza documenti originali unici la cui perdita produrrebbe un danno per l’Organizzazione.
• Quando si hanno spazi insufficienti di archiviazione fisica e si vuole esternalizzare i documenti cartacei volendone però disporre online.
• Quando si intende operare ingenti risparmi in termini di costi vivi quali carta, affitti, toner, manutenzioni etc.
• Quando in generale occorre migliorare l'efficienza e l'efficacia di un'Amministrazione e nel contempo migliorare la capacità di interattività nei riguardi della propria utenza.
• Quando si intende ottenere ingenti risparmi in termini di tempo lavoro.
  

Previa autorizzazione della Soprintendenza Archivistica, preleviamo i documenti dalla sede del Committente e li trasferiamo nel nostro deposito per eseguirvi l'ordinamento a norma ad opera dei nostri archivisti professionisti.

Generiamo poi schedari e inventari e li rendiamo disponibili al Cliente; in fase di ordinamento iniziale e poi a cadenze temporali stabilite individuiamo i documenti proponibili per lo scarto e l'invio al macero e assistiamo i nostri Clienti nelle procedure autorizzative, in modo da contenere la conservazione cartacea al solo periodo necessario, riducendo i costi di archiviazione.